山西机电职业技术学院档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强对学校档案工作的领导，提高各类档案的管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校档案是指建校以来学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式的历史记录材料，它是党和国家的宝贵财富，由学校综合档案室集中统一保管。
第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校各项工作的组成部分，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作纳入总体发展规划，纳入议事日程，纳入教学、科研和行政管理人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作
第四条 档案室必须严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家秘密的前提下，按规定搞好对外开放。
第二章 领导体制和机构设置
第五条 学校由一位校领导分管档案工作，由综合档案室指导档案工作。各单位应有一位负责人分管本部门的档案工作，并设有专（兼）职档案工作人员。
第六条 综合档案室是学校行政机构之一，它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供本校档案的业务机构。综合档案室负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。
第七条 档案室职责：
（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，完成上级主管部门和学校下达的有关档案业务工作。
（二）制定学校关于档案工作的规章制度，规划、协调全校档案工作，并负责监督、指导和检查执行情况。
（三）开展档案宣传工作和利用者教育活动。
（四）加强档案工作的标准化、规范化建设，提高现代化管理水平。
（五）负责组织全校专（兼）职档案人员的业务学习与培训，做好档案人员的年度考核工作。
（六）负责接收（征集）、整理、分类、统计和保管全校各类档案及有关资料。
（七）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作。
（八）开展档案的开放和利用工作，编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，提供利用档案信息资源，为学校各项工作服务，为社会服务。
（九）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。
（十）开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。
（十一）管理、维护校史展览室、荣誉陈列室，做好接待工作。
第八条 对于某些需特殊条件保护或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，业务上受学校、档案室领导，每年向档案室送新增库存目录，并不定期向档案室移交永久保存的档案。
第九条 各部门档案人员，要配合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本校的档案工作规章制度，实施学校档案工作计划、规划，负责本部门形成的档案材料的收集、整理、立卷和向档案室移交等工作。
第三章 档案队伍建设
第十条 档案工作人员列入学校事业编制，学校要根据档案工作的实际情况配备足够的专职档案人员。档案工作人员采取配备与聘任相结合的制度，并保持人员相对稳定。
第十一条 档案工作人员要努力学习马列主义理论，坚持四项基本原则，认真执行党和国家机密，热爱档案事业，忠于职守，埋头苦干，刻苦钻研业务，具有一定的档案专业知识和科学文化知识。
第十二条 各级领导应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作与生活。
第十三条 档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家有关规定执行。
第四章 经费、库房和设备
第十四条 学校要确保档案工作和设备经费的需要。所需经费应列入学校预算，单列专款由档案室统筹安排。
第十五条 学校要有计划地为档案室配备必要的设备，以逐步实现档案管理现代化，落实档案保护措施。
第五章 文件材料的收集、整理和归档验收
第十七条 建立和不断完善归档制度，纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。
第十八条 学校各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、验收、总结各项工作的同时，要布置、检查、验收、总结档案工作，
第十九条 学校实行部门立卷制度。各系（部）、处（室）均为部门立卷单位，其下属机构均由上述各单位统一立卷。部门和立卷人按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题。档案室负责指导立卷工作和案卷的质量检查，合格后立卷人方可向档案室移交。
第二十条 文件材料的归档范围
（一） 党政档案
主要包括校党委、校行政及所辖范围的各个部门的各种会议文件、会议记录、会议纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表；特别是全局性综合性的文件材料及上级来文中针对学校的指令性、指导性文件。
（二） 教学档案
主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍、课堂教学与实践、毕业生工作、教材以及在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料，特别是教学实践各环节中形成的不同载体的文件材料。
（三） 科研档案
主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励 、推广应用等活动中形成的文件材料。重点是本校承担的科研项目，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
（四）基建档案
主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等文件材料；重点是项目建设、工程改造、技术鉴定各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
（五）设备档案
主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等文件材料，特别是价值5万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。
（六）产品生产与科技开发档案
主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料样品、照片、录像等。
（七）出版档案
主要包括综合管理和本校编辑出版的学报、校报和学术刊物以及出版物的审稿单、样书等，重点是出版活动各个阶段形成的不同载体的文件材料。
（八）外事档案
主要包括综合管理材料、本校人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、访问、进修，学校聘请的外籍专家、港澳台专家与教师在教学、科研等活动中形成的不同载体的文件材料。
（九）财会档案
主要包括综合管理文件、会计帐薄、会计凭证、会计报表、工资清册等。
（十）声像档案
主要包括单位、个人在各项重要会议、重大活动中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘。
（十一）实物档案
主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模，获奖后的牌匾、荣誉证书等，兄弟单位、外事活动中赠送的礼品及学校重点活动制作的各种纪念品。
第二十一条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，文件材料符合有关规范和标准要求。
第二十二条 归档时间与档案移交手续
（一）归档时间
1、党、政部门和能按年度归档的部门，于次年六月底前归档。
2、教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。
3、科研、基建（含基建改造工程）等应在鉴定、竣工后的三个月内归档。
4、财会档案在会计年度终了后，由财务处保管2年，期满后在次年6月底前归档。
（二）档案移交接收手续
档案室接收档案时，首先要检查案卷质量，符合要求后，方可进行组卷。移交时档案室工作人员与移交人共同清点，经查对无误，方可办理登记与签收手续。电子文件归档时须拷贝到磁盘或光盘上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上），载体上标注好光盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密还须注明密级。特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书，表明每个字段的汉字名称。如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。无论何种形式的电子档案归档均须同时附纸质档案一套。
第二十三条 本校科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案室人员参加。有关业务主管部门应会同档案室对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收、不予上报成果、不予评奖。
第二十四条 凡由系、部、处、室等其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送主办单位保存。
第二十五条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间，移交给本单位档案人员转交档案室集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。
对个人在其非职务活动中形成的重要文书材料，档案室要注意向他们征集或接受捐赠，对捐赠的档案，视其珍贵程度，学校给予一定的奖励。
第六章 档案的管理
第二十六条 档案室按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行分类、编号和排列，库房应具有档案资料存放标志。
第二十七条 档案室要落实档案的保护措施，健全档案的安全保密制度，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防暴晒等工作。对已破损，字迹褪色的档案，应进行修复或复制，学校要为档案保护提供必要条件。
第二十八条 档案的鉴定与销毁
（一）档案鉴定工作在主管校领导的领导下，由档案室与档案形成部门负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。
（二）需要销毁的档案，应造册，报请分管档案工作的领导批准后，方可销毁。
第二十九条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期、和定期四种：
（一）永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）长期：凡是反映学校一般活动，在较长时间内对本校工作有查考价值的文件材料，列为长期保管，保管期限为十六年至五十年左右。
（三）短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年以内。
（四）定期：主要用于财会档案的保管。定期期限分别为3年、5年、10年、15年、25年。
第三十条 档案的统计
档案室要对档案的收进、移出，案卷的数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计表。
第七章 档案的利用与开放
第三十一条 除少数另有规定的外，档案室保存的形成时间满30年的档案，一般均向社会开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放档案。
第三十二条 档案室应配备编研力量，加强对档案史的研究整理，编写专题资料和全宗介绍。
第三十四条 查、借阅利用档案必须遵守档案室有关查、借阅规定，并根据有关规定交纳一定的档案利用、保护费。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十五条 根据学校和档案室建立的工作考核、考勤及工作量登记等制度，明确岗位职责，对优秀的专兼职档案人员和有突出服务与研究成果，以及对档案事业建设有重点贡献者，建议学校给予表扬和奖励。
第三十六条 对于违反《档案法》的行为，根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。
第九章 附 则
第三十七条 本办法自发布之日起执行。
